KiTaSolution

Die Software 2S KiTaSolution organisiert einfach und zeitsparend das trägerübergreifende (Vor-) Anmeldeverfahren für Kinderbetreuungseinrichtungen (Kinderkrippen, Kindergärten, Horte) bis hin zur Erstellung konsolidierter Wartelisten.
Im Vordergrund stehen die Zeitersparniss bei Kommunen, Trägern und Einrichtungen sowie die einfache Bedienbarkeit.

Das Problem:
In vielen Städten müssen Eltern, die auf der Suche nach einem Betreuungsplatz (z.B. in einem Kindergarten) für ihre Kinder sind, zu einem betimmten Termin in den ersten Monaten des neuen Jahres ihr Kind bei der gewünschten Einrichtung (Krippe, Kindergarten, Hort) anmelden. In der Regel geschieht dies mit einem Papierformular.
Da eine Annahme des Kindes in der Wunscheinrichtung nicht sicher ist, sind die Eltern oft gezwungen, ihr Kind bei mehreren Einrichtungen gleichzeitig anzumelden.
Dies führt dazu, dass für das gleiche Kind Anmeldungen in vielen unterschiedlichen Einrichtungen gleichzeitig vorliegen. Je größer der Mangel an Betreuungsplätzen ist, umso mehr sind Eltern gezwungen, ihr Kind bei möglichst vielen unterschiedlichen Einrichtungen (z.B. Kindergärten oder -krippen) verschiedener Träger (z.B. Stadt, Kirchen, private Träger) anzumelden. Nicht selten liegen am Ende des Anmeldeprozesses für ein Kind fünf bis zehn Anmeldungen vor.
Das Ergebnis ist ein großer und zeitraubender Verwaltungsaufwand, der auf Seiten der Einrichtungen, Träger und der Kommunen unnötig Ressourcen bindet und Kosten verursacht.
Gefragt ist eines Software, bzw. ein System, welches die Anmeldungen zentral sammelt, gezielt an die entsprechenden Einrichtungen, in der Folge der Priorisierung durch die Eltern, weiterleitet und am Ende zu konsolidierten Daten und einer stimmigen Warteliste für jede Einrichtung  führt.

Die Lösung mit 2S KiTaSolution, der Software für die Kindergartenanmeldung:

  • Über eine Internetseite geben die Eltern ihren Betreuungsbedarf (z.B. Krippe, Kindergarten, Betreuungsdauer, Mittagessen usw.) ein.
    Aus den für diesen Betreuungsbedarf zur Verfügung stehenden Einrichtungen wählen die Eltern die gewünschten Einrichtungen aus und vergeben Prioritäten (z.B. 1-5).
  • Die Anmeldedaten erscheinen bei der Einrchtung mit der höchsten Priorität in einer Anmeldeliste und können angenommen oder abgelehnt werden.
  • Abgelehnte Anmeldungen werden von der Software automatisch an die Einrichtung mit der nächsthöheren Priorität in der Anmeldeliste weitergeleitet und können auch hier angenommen oder abgelehnt werden.
    Die Ablehnung verursacht dementsprechend die Weiterleitung an die Einrichtung mit der nächsthöheren Priorität.
  • Erfolgt durch keine der von den Eltern priorisierten Einrichtungen eine Annahme, wird die Anmeldung Bestandteil einer Warteliste.
    Die Warteliste kann je nach Vorgabe für dasProgramm einrichtungs- und/oder trägerübergreifend sein oder auf Basis von Trägern oder Einrichtungen erstellt werden.
  • Sind Plätze in den Einrichtungen neu zu vergeben, kann über die Software je nach Vorgabe auf die entsprechenden Wartelisten zugegriffen werden. Die Plätze können Kindern auf diesen Wartelisten zugeteilt werden.
  • Die Software kann sowohl bei zentraler als auch bei dezentraler Platzvergabe eingesetzt werden.
  • Die Software wahrt bei dezentraler Platzvergabe die Entscheidungsfreiheit der Einrichtungen und nimmt keinen Einfluss auf die Vergabe von Betreuungsplätzen in den Kindergärten, Krippen usw..
  • Bei zentraler Platzvergabe kann die Software auf Wunsch Vorschläge nach definierten Regeln erstellen.
  • Schnittstellen zu Verwaltungsprogrammen, z.B. zur Berechnung des Elternbeitrages (bspw. easykid), werden nach Bedarf eingerichtet.

Vorteile von 2S KiTaSolution für Kommunen:

  • Deutliche Verrringerung des administrativen Aufwandes, da für jedes Kind nur noch ein zentraler Datensatz (anstelle vieler Anmeldeformulare) besteht und der automatische Ablauf des gewünschten Anmeldeprozesses, bis hin zur Erstellung von Wartelisten und Listen mit den angenommenen Anmeldungen, gewährleistet ist.
  • Die Daten sind immer (nur) genau dort verfügbar, wo sie benötigt werden.
  • Alle für die Platzvergabe benötigten Daten sind verfügbar, da nur vollständige Anmeldungen (Pflichtfelder) von der Software angenommern werden.
  • Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten als Basis für die weitere Planung.
  • Vermeidung von Fehlern.
  • Entlastung der Mitarbeiter bei der Kommune, den Trägern und in den Betreuungseinrichtungen.
  • Im Bedarfsfall können Sicherheitsmaßnahmen gegen mißbräuchliche Nutzung integriert werden.

Vorteile von 2S KiTaSolution für Eltern:

  • Ein Kind – eine Anmeldung.
    Unbhängig von der Zahl der Einrichtungen, für welche die Anmeldung gelten soll.
  • Softwareseitige Überprüfung der Daten auf Vollständigkeit schon während der Anmeldung.
  • Die Sicherheit, dass die gewünschte Priorisierung der Kindergärten / Betreuungseinrichtungen systembedingt eingehalten wird.
  • Unterstützung bei der Anmeldung (z.B. bei Sprachproblemen) kann z.B. Seitens der Stadt, eines Trägers oder einer Betreuungseinrichtung (Kindergarten, Krippe usw.) geleistet werden und ist nur ein einziges Mal nötig, auch wenn das Kind in mehreren Einrichtungen angemeldet wird.
  • Fehlervermeidung durch Pflichtfelder bei der internetbasierten Anmeldung.
  • Datensicherheit durch Verschlüsselung der Daten.

2S KiTaSolution ist in der aktuellen Fassung als Software für die Erfassung von (Vor-) Anmeldungen für Krippen, Kindergärten, Horte usw. und die Erstellung einer Warteliste konzipiert.
2S ist als Softwareanbieter auf Businesssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert. Auf Wunsch setzen wir jeden gewünschten (Folge) Prozess (z.B. die Berechung von Kindergartenbeiträgen) professionell und leicht bedienbar um!
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.